FENOMENA TERBENTUKNYA KANTOR MAYA (ONLINE SHOP) DAN APLIKASI INFORMASI KANTOR

Nama   : Mega Ambar Lutfia
Nim        43215010279
Dosel    : Hapzi Ali
Matkul   : Sistem Informasi Manejemen

Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya :

·         Kemajuan teknologi dan penekanan biaya

Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Bahkan setelah berusaha mengurangi (atau bahkan meniadakan) penggunaan kertas, kini timbul upaya untuk mewujudkan mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sama, yaitu efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). 

·         Meningkatkan produktifitas dan kecepatan pertukaran informasi

Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan  kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan pergi” (commute) ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor.

Persepsi saya tentang kantor maya di dalam menjalankan bisnis sangat positif, terutama dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif ini dan saya pun menyukai berbagai keuntungan dari adanya kantor maya ini, antara lain :

1.    Pengurangan biaya fasilitas, seperti peniadaan biaya sewa kantor, maupun peniadaan biaya perluasan ruangan. Perusahaan tidak perlu terbebani dengan sewa, KPR dan kontrak sewa.

2.    Pengurangan biaya peralatan, karyawan yang bekerja melalui kantor virtual tidak lagi membutuhkan meja, kursi hingga lemari arsip di kantor secara fisik.

3.    Jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual dan tercatat secara formal.

4.    Pengurangan halangan kerja, halangan kerja seperti hujan, jalan macet, atau mobil mogok sudah tidak dapat lagi menjadi alasan karyawan untuk tidak bekerja.

5.    Keuntungan kontribusi sosial, kantor virtual memberikan kemampuan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, orang cacat, maupun lansia di rumahnya.

6.    Keuntungan bagi bisnis startup, kantor maya sangat memudahkan bagi fase awal startup yang hanya memiliki sedikit modal.

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".

Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infrastruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional. Konsep kantor bersama ini pun sesuai dengan program Kemenkop Bidik 49 Kampung Digital di 2017 atau secara informal bisa menjadi tempat berkumpul para blogger, pekerja IT serta inkubator bisnis UKM.

Di Jakarta sudah banyak bertebaran kantor-kantor bersama atau proyek co-working space seperti “Jakarta Digital Valley” di Gedung Telkom lantai 6, Jakarta, bahkan ada yang menyediakan di beberapa area lokasi di Jakarta. Untuk kota-kota besar lain seperti Surabaya, Bali dan Jogja juga sudah bermunculan ruang kantor – ruang kantor virtual ini.

Keberadaan bisnis co-working space atau kantor virtual ini karena adanya kebutuhan tempat untuk bekerja tetapi penyewa tidak ingin modal terikat ke properti, biaya persiapan yang tinggi, serta biaya layanan dan fasilitas ruang kantor. Kantor bersama seperti ini cocok untuk pekerja “freelance”, UKM, usaha kecil micro atau para pekerja industri kreatif & IT. Adanya komunitas informal di kantor bersama ini bertujuan untuk berbagi biaya sekaligus berkolaborasi dan berkomunitas, selain interaksi untuk berbagi ide. 

Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati tidak mengharuskan pengeluaran.Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis  tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik. Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Cara Menerapkan Virtual Office

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut:

Menyediakan sumber daya komputer

Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

Menyediakan perlengkapan non komputer

Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)

Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

Membuat jadwal pertemuan reguler

Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur

Manfaat Menerapkan Virtual Office Dalam Bisnis

1. Lebih Fleksibel

Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

2. Hemat Biaya

Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.

3. Banyak Pilihan Pekerjaan

Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.

4. Penghasilan Tak Terbatas

Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.

5. Banyak mempunyai Waktu Luang Denga Keluarga

Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebih banyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu dengan istri dan anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun menjadi lebih harmonis.

Aplikasi otomatisasi kantor

Pengolahan Kata ( Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak

Contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

Surat Elektronik ( Elektronik mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alay penyimpanan

Contoh : yahoo, mail, google mail, dll

Voice Mail

Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil

Kalender Elektronik (Electtonic Calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambl kalender pertemuan manajer. manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. kalender elektronik sangan bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat

Konfrensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang ang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan

Konfrensi Video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

Konfrensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.

Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. 

Daftar Pustaka

Anonim, 2012. https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-manajemen-kantor/ (22 September 2017, 11:20)

https://wahyuadisurya.wordpress.com/2012/04/20/otomatisasi-kan-3-2/  (29 September 2017, Jam 7:35)

Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001

Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd edition, 1995.

Dwi, Eko, 2017. https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html, (21 September 2017, 16:15)

Anonim, 2017. https://www.bersosial.com/threads/alasan-penggunaan-virtual-office.36465/, (21 September 2017, 16:15)