IMPLEMENASI SISTEM INFORMASI PADA PT TELKOM

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA PT TELKOM

Disusun Oleh :

Nama: Mega Ambar Lutfia

Nim: 43215010279

Mata Kuliah: Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pengampu: Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM, CMA

UNIVERSITAS MERCU BUANA

MERUYA, JAKARTA BARAT

ABSTRAK

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bidang ilmu yang semakin berkembang. Perkembangan bidang ini semakin cepat dan penting untuk diterapkan dalam setiap organisasi. Permasalahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) selalu menjadi kendala dan hambatan dalam pengembangan disetiap organisasi. Indentifikasi masalah yang ada dapat menjadi perbaikan dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Makalah ini direncanakan untuk menyediakan informasi bagi masyarakat mengenai konsep sistem informasi manajemen suatu perusahaan. Berbagai praktek dan pilihan dipertimbangkan untuk perencanaan dan implementasi. Sistem Informasi Manajemen(SIM) PT. TELKOM INDONESIA . Terkait hal ini, berbagai perusahaan memerlukan suatu layanan atau fasilitas untuk memberikan informasi kepada setiap karyawan, manager, dan pihak umum secara cepat dan akurat. Hal ini diwujudkan melalui penggunaan website setiap perusahaan.

1.      Penndahuluan

            Organisasi yang bergerak dalam bidang produk maupun jasa, sangat memerlukan sistem manajemen yang baik untuk pelaksanaan kegiatannya. Adanya berbagai macam bentuk produk maupun jasa yang ditawarkan dan sistem perdagangan bebas yang dihadapi membuat organisasi harus dapat lebih tangguh dalam meningkatkan kinerjanya.

            Ketatnya persaingan bisnis mendorong setiap perusahaan untuk berlomba menjadi yang tercepat dan yang terbaik. Pada umumnya semakin besar sebuah perusahaan maka semakin besar juga organisasinya. Dengan besarnya organisasi membuat sebuah perusahaan menjadi semakin sulit bergerak yang mengakibatkan kendala dalam persaingan bisnis perusahaan.

            Jika dahulu perusahaan menggunakan data processing secara terpisah maka perusahaan membutuhkan banyak petugas penginput data dan data yang telah dimasukkan tersebut sebatas hanya dalam divisi tersebut, tidak dapat diakses oleh divisi lain secara real time. Hal tersebut menyebabkan perusahaan banyak kehilangan kesempatan serta memiliki biaya yang tinggi sehingga perusahaan sulit bersaing.

            Dengan adanya kemajuan teknologi informasi secara pesat memungkinkan perusahaan bekerja secara efektif dan efisien serta bersinergi antar bagian menjadi sebuah kolaburasi yang sangat baik guna membantu perusahaan dalam peningkatan bisnis.

            Pengambilan keputusan di suatu organisasi juga sangat memerlukan sebuah informasi tambahan mengenai keputusan yang akan diambil tersebut. Dalam pengambilan keputusannya tersebut, dibutuhkan sebuah system yang mengatur manajemen didalamnya. System sendiri bermakna sekumpulan hal yang atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta 2003).

            Salah satu perusahaan yang menggunakan jaringan sistem informasi terintegrasi untuk mempermudah jalannya bisnis perusahaan adalah PT Telkom. Sistem informasi pada perusahaan ini dibuat sebagai wadah aliran informasi untuk ditransfer dari suatu divisi ke divisi lain yang berkaitan. Dengan perkembangan telekomunikasi yang semakin pesat dan semakin ketatnya persaingan di dunia telekomunikasi, oleh karena itu PT. Telkom dituntut untuk semakin meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanannya agar dapat menjadi perusahaan telekomunikasi terbaik di Indonesia bahkan dunia, tidak hanya itu saja PT Telkom juga menyadari bahwa terdapat perananan penting sumber daya manusia (SDM) dalam membantu perusahaan untuk mencapai sasaran utama, dan dalam pelaksanaannya harus mempertimbangkan kepentingan sosial, fungsional dan karyawan.

            Salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang telah mendeklarasikan pengelolaan pegawainya dengan sebutan human capital management adalah PT Telkom. Perusahaan tersebut saat ini telah melakukan transformasi dari human resources management ke human capital management melalui peningkatan kapabilitas dan membangun komitmen karyawannya.Perusahaan tersebut juga melakukan program shifting competencies terhadap karyawannya dari bisnis telekomunikasi ke bisnis new wave. Transformasi tersebut dilakukan dengan tujuan human  capital department dapat menjalankan misinya sebagai mitra strategis dalam mendukung strategi bisnis perusahaan sehingga perannya tidak hanya sebagai pendukung atau enabler namun lebih dari itu menjadi performance driver atau creating (Sumardi,2013).

            Berdasarakan uraian di atas maka kelompok kami sangat tertarik untuk menganalisis sistem informasi manajemen yang ada pada perusahaan PT Telkom dan melihat juga bagaimana cara pengembangan Human Resource System (HRM) pada perusahaan tersebut. Untuk mendapatkan informasi tersebut maka kelompok kami mengambil data atau melakukan observasi pada PT Telkom Cabang Bogor.

2.      Tinjauan Pustaka

            Istilah Sistem Informasi Manajemen sebenarnya terdiri dari tiga kata kunci, yaitu system, informasi, dan manajemen dimana system adalah sekumpulan hal yang atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta 2003).

            Lalu, informasi adalah hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat datang (Sutanta 2003). Dan manajemen adalah proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan (Sutanta 2003).

            Sehingga Sistem Informasi Manajemen menurut Raymond McLeod Jr (1996) adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Azhar Susanto (2003) SIM adalah kumpulan dari subsistem – subsistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi suatu informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.

            Dalam pengertian ini, istilah sistem informasi ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2004) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada gambar di bawah ini.

            Berikut penjelasan komponen-komponen Sistem Informasi pada Gambar 1 :

1.      Perangkat keras komputer : CPU, storage, perangkat input/output, terminal untuk interaksi, media komunikasi data.

2.      Perangkat lunak komputer : perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dan lain-lain).

3.      Basis data : penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4.      Prosedur : langkah-langkah penggunaan sistem.

5.      Personil : yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem.

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

Sumber:(O’Brien, 2004).

           
Menurut O’Brien (2004), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu

1.      Mendukung proses bisnis dan operasional

2.      Mendukung pengambilan keputusan

3.      Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Gambar 2. Peran Sistem Informasi

Sumber:(O’Brien, 2004).

Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2004) adalah:

1.      Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, sepertifungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia

2.      Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan

3.      Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis

4.      Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global

5.      Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita

6.      Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yangmembentuk jaringan

            Menurut Obrien (2005) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian besar, yaitu

1.      Operational Support Sistem (OSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu :

a.       TPS(Transaction Processing Sistem),

b.      PCS (Process Control Sistem),

c.       ECS (Enterprise Collaboration Sistem)

2.      Management Support Sistem (MSS). MSS juga terbagi dalam tiga model, yaitu

a.       MIS (Management Information Sistem),

b.      DSS (Decision Support Sistem) dan

c.       EIS(Executive Information Sistem)

3.      Metode Penelitian

            Telkom Group adalah satu-satunya BUMN telekomunikasi serta penyelenggara layanan telekomunikasi dan jaringan terbesar di Indonesia.Telkom Group melayani jutaan pelanggan di seluruh Indonesia dengan rangkaian lengkap layanan telekomunikasi yang mencakup sambungan telepon kabel tidak bergerak dan telepon nirkabel tidak bergerak, komunikasi seluler, layanan jaringan dan interkoneksi serta layanan internet dan komunikasi data.Telkom Group juga menyediakan berbagai layanan di bidang informasi, media dan edutainment, termasuk cloud-based and server-based managed services, layanan e-Payment dan IT enabler, e-Commerce dan layanan portal lainnya.

Berikut penjelasan portofolio bisnis Telkom:

1.        Telecommunication

Telekomunikasi merupakan bagian bisnis legacy Telkom.Sebagai ikon bisnis perusahaan, Telkom melayani sambungan telepon kabel tidak bergerak Plain Ordinary Telephone Service (”POTS”), telepon nirkabel tidak bergerak, layanan komunikasi data, broadband, satelit, penyewaan jaringan dan interkoneksi, serta telepon seluler yang dilayani oleh Anak Perusahaan Telkomsel.Layanan telekomunikasi Telkom telah menjangkau beragam segmen pasar mulai dari pelanggan individu sampai dengan Usaha Kecil dan Menengah (“UKM”) serta korporasi.

2.        Information

Layanan informasi merupakan model bisnis yang dikembangkan Telkom dalam ranah New Economy Business (“NEB”). Layanan ini memiliki karakteristik sebagai layanan terintegrasi bagi kemudahan proses kerja dan transaksi yang mencakup Value Added Services (“VAS”) dan Managed Application/IT Outsourcing (“ITO”), e-Payment dan IT enabler Services (“ITeS”).

3.        Media

Media merupakan salah satu model bisnis Telkom yang dikembangkan sebagai bagian dari NEB. Layanan media ini menawarkan Free To Air (“FTA”) dan Pay TV untuk gaya hidup digital yang modern.

4.        Edutainment

Edutainment menjadi salah satu layanan andalan dalam model bisnis NEB Telkom dengan menargetkan segmen pasar anak muda. Telkom menawarkan beragam layanan di antaranya Ring Back Tone (“RBT”), SMS Content, portal dan lain-lain.

5.        Services

Services menjadi salah satu model bisnis Telkom yang berorientasi kepada pelanggan. Ini sejalan dengan Customer Portfolio Telkom kepada pelanggan Personal, Consumer/Home, SME, Enterprise, Wholesale, dan Internasional.

4.      Hasil dan Pembahasan

1.          Operation Support System

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis.Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer.Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan,serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu:

a.                                  Transaction Process System

TPS (Transaction Processing System) adalah sistem informasi lintas fungsi yang menproses dara dari traksaksi bisnis. Traksaksi ini membantu kegiatan aktivitas bisnis pada perusahaan mulai dari penjualan, pembelian, penyimpanan, pembayaran dan penagihan.Siklus pemprosesan traksaksi meliputi entri data, pemrosesan traksaksi, pemeliharaan database, pembuatan dokumen dan laporan dan pemrosesan pesanan.

Transaction Processing System (TPS) merupakan subsistem input penting dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber guna mendapatkan profil pelanggan. Telkom E- Service adalah layanan baru dari PT Telkom Indonesia Tbk yang diluncurkan pada tahun 2008 dipersembahkan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan semakin mendekatkan perusahaan dengan pelanggan. Melalui layanan ini, pelanggan akan dapat kemudahan dalam berinteraksi dengan perusahaan secara online. Dengan menganalisis laporan hasil Transaction Processing System (TPS) terhadap hasil yang dilakukan member dapat mengetahui selera dan kebutuhannya. Hasil analisis tersebut diintegrasikan dengan menggunakan data dari proses Marketing Information System (MKIS), sehingga menghasilkan output yang dapat digunakan oleh Customer Relationship Management (CRM) yang dimiliki perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik kepada member Telkom E-Service, PT Telekomunikasi Indonesia Tbk merupakan perusahaan komunikasi terbesar di Indonesia dengan jumlah pelanggan hampir seluruh rakyat Indonesia.

b.                                 Entreprise Collaboration System

Media intranet (portal internal) adalah media komunikasi perusahaan secara on-line, real time, dinamis dan terbatas untuk lingkungan Telkom.Media ini berperan sebagai media komunikasi utama yang diposisikan sebagai wahana kolaborasi dan sharing informasi dan knowledge baik antara pimpinan dengan staff, antara manajemen dengan karyawan dan antar karyawan. Intranet di Telkom Bogor merupakan salah satu sarana yang telah cukup lama dimanfaatkan dalam mendukung keseluruhan operasioanl bisnis. Fleksibilitas yang tinggi dan kemudahannya untuk dipelajari memungkinkan teknologi ini dapat dikembangkan di setiap unit dan lini dari perusahaan guna mensolusi berbagai permasalahan yang membutuhkan dukungan IT.

Fitur intranet

Berikut ini beberapa fitur pada aplikasi intranet Telkom :

1.        Single sign-on

Single sign-on mempunyai arti satu login untuk berbagai aplikasi.Dengan implementasi intranet dimungkinkan integrasi aplikasi dan berbagai platform. Kondisi sekarang telah diintegrasikan aplikasi antara lain:

-                     Nota dinas elektronik dan slip gaji online

-                     BKP online

-                     Email divre Jawa Barat

-                     RDB/FBI

-                     Dashboard kandatel

-                     Dashboard produk (flexi,SLI,SLJJ,dll

-                     Knowledge management

-                     Divre Jateng management control

-                     Tools USI (Simos, cuti online, dan lain-lain)

Dengan fitur ini, user tidak perlu lagi mengingat berbagai username dan password yang dibutuhkan untuk mengakses berbagai aplikasi sesuai dengan kebutuhan dan kewenangannya (aspek simplify). Fitur single sign- on tidak hanya untuk aplikasi internal saja, tapi bisa juga untuk aplikasi eksternal (misal e-mail di Yahoo), dengan syarat aplikasi tersebut telah terdaftar di URL Library. User dapat mengajukan usulaln aplikasi untuk didaftarkan ke URL Library kepada admin Portal (intranet).

2.        Menu default

Secara default, user akan diberikan menu standar yang dapat dikastemisasi sesuai kebutuhan. Menu default saat user login pertama kali:

-                     Collaboration : (Nota dinas, Memo, Divre bogor E-mail)

-                     Intra news (Info produk, Koin, Intranet)

-                     Intra portal (Intra unit, Intra DIVRE, Intra Telkom)

-                     Business (TQMS, The Telkomway 135, RDB, FBI)

-                     Tools (Rescue model, Portal file, merupakan tools untuk menyimpan data-data penting agar dapat diakses dari Portal, dengan kuota sebesar 20 MB per user, Personal, BKP anda, Slip gaji)

-                     Accessories (Home, Identitas user, Grafik bioritme user dan keluarganya. Bioritme atau irama hidup adalah prediksi siklus kondisi fisik, emosional dan intelektual seseorang. ada pendapat yang menyatakan bahwa siklus emosional berlangsung selama 28 hari, siklus fisik berlangsung selama 23 hari sedangkan siklus intelektual berlangsung selama 33 hari. Oleh karena itu, grafik bioritme dihitung berdasarkan tanggal lahir, Portal notes, fasilitas untuk menyimpan catatan kecil, Portal contacts, fasilitas untuk menyimpan data kontak)

-                     Portal reminder (Default reminder dibuat oleh system. Secara default, tiap user akan diberikan reminder berikut: Tagihan telepon , Penerimaan BPHP, Ulang tahun keluarga

-                     Personal reminder (User dapat membuat reminder sesuai kebutuhan, misa: tanggal jatuh tempo pembayaran asuransi, perpanjangan STNK, dll, Options : Menu ini berfungsi untuk menkastemisasi menu portal yaitu untuk melakukan penambaham atau pengurangan folder atau item di menu portal, Logout )

Klik tombol logout untuk keluar dari Telkom Kandatel Bogor di URL library Isi portal Telkom Bogor application library adalah:

-                     Intra divre jabar

-                     Intranet

-                     Nota dinas

-                     Slip gaji

-                     Memo

-                     GIS

-                     Dashboard

-                     FBI

-                     Intra DIVRE jabar

-                     Virus

-                     Info produk

-                     Rescue

-                     Koin

-                     Portal file

-                     Cari rekan

-                     Kasus

-                     Telkomway 135

-                     Dashboard flexi

-                     BKP anda

-                     Dashboard Jasnita

-                     Dashboard    international service

-                     Template TTW135

-          Telkom knowledge

-          Telkom commando

-          Dashboard SLJJ

-          Dashboard UPMB

-          Helpdesk layanan IT

-          Kumpulan peraturan SDM

-          ROSA     (Review      on      sales acceleration)

-          CIA     (competitive     intelligent analysis)

-          Sosiometri

-          Novi (innovation management)

-          Accesmen      kompetisi       divre jateng

-          COSO dan SOA 404

-          Telkom Cost care & OSS

-          Performance information system

-          Cuti & SPPD online

-          Control operational center

-          Marlin (marketing online)

-          Dashboard multimedia

-          Change password

Sejak tahun 2002 , Telkomsel IT Enterprise Team yang berlokasi di Bogor, telah menyiapkan pola dan bibit terbaik teknologi yang dapat mengakomodasi semua permintaan pasar telekomunikasi di Indonesia yang tumbuh dengan luar biasa cepat.

System yang tersedia diharapkan mampu mengimbangi pertumbuhan pelanggan baik fixed maupun selular. System juga harus mampu menjalankan CRM ( customer relationship management ) sama baiknya dengan human  resource dan aplikasi finansial.Maka PT Telkom memutuskan untuk melakukan Upgrade pada system yang sudah dimiliki saat ini. System yang baru harus scalable, intuitive ( mudah penggunaannya ) dan mampu menangani sekumpulan data – data penting dengan aman, dan yang terpenting adalah mudah untuk diatur dan digunakan.

Pilihan jatuh pada penggunaan SAP R/3 Enterprise. Alasan – alasan yang mendasari pemilihan system SAP R/3 Enterprise adalah :

·         SAP R/3 Enterprise menawarkan “best price” , kemampuan yang handal, dan memiliki catatan prestasi pada bisnis telekomunikasi.

·         Kebutuhan untuk mentransformasi PT Telkom menjadi operator kelas dunia dengan sistem “benchmark” kelas dunia juga yang menawarkan peningkatan kualitas pada infrastruktur IT yang sudah ada sebelumnya dengan “zero defect process”.

Penerapan sistem :

·         Komite IT memilih Magnus Consulting dan Anderson Consulting sebagai Patner dalam imlementasi system.

·         Project team dibentuk pada awal 2002 dan time line dibuat.

·         Total waktu pengembangan dan peralihan adalah 2 tahun dan project mulai dapat berjalan pada pertengahan 2004

·         Untuk meningkatkan bandwith perasional perusahaan , pada bagian pengendalian jarak jauh area – area di Indonesia Telkom menambahkan 1Giga Byte fiber-optic Wide Area Network ( WAN ) backbone ( jaringan utama ) pada kantor – kantor Cabang yang lebih kecil. Kendala yang dihadapi pada saat tansisi sampai pada penerapan sistem :

·         Proses belajar yang berbeda – beda dari tiap Cabang menuntut dibentuknya team pendampingan khusus yang bertugas mendampingi Cabang yang lambat perkembangannya.Tenggat waktu untuk running system yang sangat pendek .

·         Keuntungan yang diperoleh PT Telkom : Keuntungan yang utama adalah saat ini PT Telkom dapat membuat forecasting dan estimasi dalam rangka analisa konsumen dengan lebih akurat.

·         Integrasi yang lebih baik dengan pelanggan dan vendor.

·         Penerapan modul tambahan dari SAP yaitu SAP HR dan SAP Project System , Telkom mampu membuat organisasi bisnisnya menjadi ebih efisien dan dapat mengurangi jumlah karyawannnya yang diatas 3500 menjadi 2700 orang .

Bagi perusahaan sendiri , manfaat utama yang didapat adalah integrasi dari komponen-komponen yang ada di dalam perusahaan. Bisnis telekomunikasi merupakan bisnis dengan tingkat perubahan yang cukup tinggi. Lingkungan ini menuntut perusahaan untuk dapat bergerak cepat dan responsif terhadap perubahan. Untuk bergerak dengan cepat perusahaan memrlukan sebuah struktur yang ramping, akses dan distribusi informasi yang cepat serta integrasi yang baik antar divisi dan bagian yang ada di dalam lingkungan mikro perusahaan (marketing, human resource, operation dan finance), karena tanpa integrasi yang baik, perusahaan akan lambat dalam mengambil keputusan dan tidak dapat bergerak dengan cepat. PT Telkom menerapkan sistem ERP berbasi SAP dengan tujua yang sama yaitu meningkatkan integrasi antar unit – unit bisnis yang ada di dalam nya (HR finance, marketing dan finance) ERP juga memungkinkan Telkom untuk melakukan pengheatan dan perampingan jumlah karyawan sehingga menghasilkan keuntungan berupa struktur yang lebih ramping , terintegrasi dan responsif terhadap perubahan.

2.                     Management Support System

a.                                  Management Information System

Untuk memfasilitasi proses kerja seluruh karyawan, Telkom membangun infrastruktur komunikasi yang terintegrasi untuk mempermudah koordinasi kebijakan dan sosialisasi strategi bisnis Perusahaan antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan karyawan. Infrastruktur tersebut adalah website Human Capital & General Affairs yang dapat diakses oleh karyawan yang ingin mengetahui berbagai kebijakan dan informasi lain terkait pengelolaandan pengembangan SDM.Selain itu, layanan-layanan SDM berbasis TI yang telah

kami kembangkan sejak tahun 2009 terus dioptimalkan, seperti Sasaran Kerja Individu (“SKI”) online, absensi online, Surat PerintahPerjalanan Dinas  (“SPPD”) online, cuti online, career online dan Training Need Analysis (“TNA”) online. Telkom juga menerapkan berbagai aplikasi TI seperti proses otomatisasi bisnis Perusahaan baik berupa nota dinas elektronik, virtual meeting, shared files, online survei, dan intranet.Pada bulan Oktober 2007 Perusahaan telahmendirikan media relasi karyawan dan pusat pelayanan SDM untuk memastikan isu-isu yang berhubungan dengan karyawan dapat ditanganidan dikomunikasikan secara efektif.Telkom juga menyiapkan sarana telepon, layanan personal,email dan website agar dapat memfasilitasikomunikasi antara karyawan dan pihak SDM.Entitas anak kami juga menerapkan beragamstrategi komunikasi agar fungsi SDM dapat dirasakan oleh seluruh karyawan.

Dalam PT TELKOM hampir setiap divisi atau fungsi bisnisnya menggunakan sistem informasi manajemen yang dapat mendukung berbagai kegiatan aktivitas atau proses bisnisnya, seperti Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Pergudangan, Sistem Informasi HR Department. Dan dalam paper ini kami akan memfokuskan para Sistem Informasi HR Department.

Berikut adalah sistem informasi manajemen berbasis web untuk manajemen sumber daya manusia di PT TELKOM. Web dapat diakses melalui portal.telkom.co.id.

Gambar 3. Login Portal Telkom (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Portal Telkom dapat diakses oleh seluruh pegawai telkom, namun ada beberapa fitur yang hanya dikhususkan oleh manager untuk dapat melalkukan proses bisnis tertentu.

Gambar 4. Home Portal Umum (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Gambar 5. Home Portal Privacy (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Salah satu bentuk Kolaboraso Online juga dengan adanya fitur shared files dan TCU Library, dimana antara pegawai dapat berbagai file melalui portal dan dapat mengunduhnya disaat yang dibutuhkan. Berikut juga dengan TCU Library dimana ada berbagai manual book atau buku-buku referensi lainnya yang dapat dilihat status katalognya secara online dan dapat dipinjam secara online. Berikut juga dengan catatan dinas yang telah dilakukan oleh pegawai tersebut.

Portal Telkom juga menyediakan fitur yang dapat memonitor kesehatan para pegawainya, yaitu Yankees Online dimana didalamnya ada data pribadi saudata, formulir pengajuan restitusi, pengecekan kelengkapan dokumen restitusi, hasil medical check-up, modul medical record dan informasi tentang biaya pengobatan baik pegawai maupun keluarga pegawai.

Gambar 6. Tampilan Yankees Online (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Sebagai perusahaan yang telah Go-Public Telkom juga menyediakan fitur Employee Stock Ownership Program Online yang menyediakan pergerakan harga saham PT Telkom.

Gambar 7. Tampilan ESOP (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Telkom Learning Card juga disediakan oleh Portal Telkom yang didalamnya ada daftar pelatihan.

Gambar 8. Daftar Pelatihan (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Portal Telkom juga menyediakan SPT Secara Online dan Sistem Informasi Pensiun Dini, Cuti, Beasiswa, dan Etika Bisnis.

Gambar 10. SPT Online (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Gambar 11. Pengajuan Cuti Online (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Gambar 12. Etika Bisnis Online (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Urusan Dinas Portal Telkom juga menyediakan fitur-fitur yang dapat membantu operasionalnya, Seperti SuratPerintah Perjalanan Dinas yang didalamnya terdapat Informasi top manager kepada pegawai nya mengenai perintah perjalanan dinas maupun pengajuan perjalanan dinas yang disetujui

Gambar 13.Status SPPD (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Gambar 14. Beasiswa Karyawan PT Telkom (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Portal Web Telkom juga menyediakan fitur Distinct Job Manjual dimana didalamnya dijelaskan peran dan tanggung jawab dari job title pegawai tersebut, kemana mereka melapor, Job description, Job Resources, Job Authority, Job Requirement, Job Path dan Aktivitas Terkait lainnya.

Gambar 15.Distinct Job Manual (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Selanjutnya adalah Aplikasi Sasaran Kerja Individu (SKI Online).Aplikasi SKI Online merupakan salah satu pengimplementasian aplikasi paperless office dan Workflow System yang mengubah data-data hardcopy kedalam bentuk softcopy. Cara kerja dari aplikasi SKI Online ini adalah dengan menggunakan media Aplikasi berbasis WEB, yang berfungsi untuk melakukan input/ mamasukkan data data hardcopy berupa data dokumen SKI, NKI, atauLaporan Berkala. Dokumen-dokumen ini nantinya akan mengikuti suatu alur proses kerja yang telah ditentukan. Dokumen akan terkirim kepada penilai 1 dankemudian penilai 2, Alur proses dari dokumen-dokumen ini secara  transparan  dapat  diamati dan dilihat oleh seluruh karyawan yang terlibat dalam proses tersebut.

Dengan adanya aplikasi SKI Online, seluruh dokumen dapat diamati oleh setiap karyawan. Sehingga setiap karyawan dapat melihat kegiatan penyusunan dokumen-dokumen bawahan atau atasannya. Keuntungan lainnya adalah proses pembuatan Dokumen SKI, NKI, ataupun Laporan Berkala dapat dilakukan dengan waktu lebih cepat. Dengan aplikasi ini dimungkinkan setiap data yang dimasukkan atau diinputkan oleh seluruh karyawan dapat ter-arsip dengan baik. Kemudian untuk pengguna dari bidang SDM dapat melakukan proses pencarian data karyawan dengan cepat, mudah dan dapat mencetak dokumen SKI atau NKI karyawan yang diinginkan’.

Aplikasi SKI Online menjamin keamanan dokumen dengan pembatasan/ personalisasi akses untuk setiap pengguna Aplikasi. Hal ini dimungkinkan dengan penggunaan Sistem Operasi Windows 2000 Server (metoda NTFS – Network File System) dan DataBase Server menggunakan Oracle 8.0. Disamping itu, tidak semua pengguna dapat mengupdate isi dokumen-dokumen Aplikasi SKI Online, kecuali Administrator. Administrator memiliki privilage yang tertinggi dalam aplikasi ini.

Gambar 16. Tampilan SKI Online 1 (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Page informasi pribadi secara personal mengenai gaji, tunjangan dan bonus pegawai. Dan juga terdapat PMO (Page SMILE (Supply Management Information for Logistic Enhancement) Online)Supply Management Information for Logistic Enhancement), aplikasi web online manajemen logistik memberikan Solusi kepada Anda dan Team Anda, di manapun mereka berada dalam mengelola program kerja, proyek maupun aktivitas lainnya secara detil, sederhana dan mudah. Melalui aplikasi Supplier Online ini perusahaan eksternal dapat melakukan pendaftaran sebagai Supplier Telkom, memperbaharui data perusahaan dan dapat memonitor performansi pekerjaan yang ditangani perusahaan Bapak/Ibu secara langsung.

Gambar 17. Tampilan SKI Online 2 (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Gambar 18. Page Informasi Pribadi (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Dengan sistem informasi Human Resource berbasi web ini dapat meningkatkan efektifitas dan alur informasi yang begitu cepat dan terstrukut sehingga dapat memudahkan para pegawai khususnya yang berkepentingan dalam departemen sumber daya manusia untuk meningkatkan operasional bisnisnya dan dapat emningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

b.                                 Decision Support System

Di dalam era persaingan yang ketat, rencana dalam jangka menengah dan panjang tidak lagi menarik karena tuntutan supply dan demand selalu bergeser dalam periode yang cepat.Decision Support System (DSS) sebagai metode pengambilan keputusan yang taktis untuk pengembangan fasilitas telekomunikasi diperlukan karena perubahan kriteria dan asumsi pendukung yang juga berubah dengan sangat cepat. Di dalam hal ini PT TELKOM membuat suatu aplikasi yang dapat dipergunakan untuk mempermudah PT. Telkom dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat yang diambil berdasarkan data dan fakta yang berada di lapangan. Aplikasi yang menggunakan Telkom e-service akan membantu pengambilan keputusan karena hasilnya yang bersifat matematis. Sebagai kesimpulan, aplikasi ini akan dapat membantu evaluasi pemilihan pengembangan suatu jaringan akses yang tepat yang akan dikembangkan PT. Telkom, karena Telkom e-service berfungsi juga agar hubungan antara PT.Telkom dan customer terjalin. Dengan adanya Telkom e-service PT.Telkom dapat mengetahui saran-saran yang diberikan oleh customer untuk mengembangkan bisnisnya, apa saja yang harus dilakukan oleh system management PT.Telkom itu sendiri. Terutama saran tentang Telkom Speedy apakah itu melalui saluran wireless (Flexi) ataukah wireline (Direct Line Cable) . Dengan adanya DSS akhirnya PT.Telkom dapat cepat menanggapi keluhan- keluhan pelanggan dan pengambilan perusahaan pun akan lebih efektif dan efisien.Sehingga dengan menggunakan DSS memberikan keuntungan bagi 2 pihak, baik dari segi PT.Telkom maupun dari segi customer. DSS memberikan keuntungan dari segi customer, karena dengan menggunakan DSS konsumen dapat menyampaikan keluhan-keluhan kepada PT.Telkom secara langsung.Sedangkan dari segi PT. Telkom DSS memberikan keuntungan yaitu, membuat konsumen lebih dengan PT.Telkom (RCM).Dan saran-saran serta keluhan yang diberikan oleh konsumendapat langsung ditanggapi secara tepat.Sehingga PT.Telkom dapat mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang ada padaPT.Telkom.

c.                                  Specialized Processing System Knowledge Management

Perubahan portfolio bisnis dari Infocom ke TIMES menimbulkan implikasi pergeseran kompetensi yang diperlukan. Sesuai kerangka kerja GCG yang telah dirumuskan, kompetensi dan kemampuan SDM merupakan salah satu elemen penting yang harus diperhatikan Perusahaan untuk dapat mewujudkanpraktik GCG. Sebaik apapun kebijakan dan proses yang telah dirancang tidak akan membuahkan hasil yang optimal jika manusia yang menjalankan aktivitas tersebut tidak profesional.

Dalam    implementasinya,     pengelolaan    pengetahuan    di    Perusahaan difokuskan untuk menciptakan nilai bisnis yang menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan (acquisition), berbagi (sharing) dan pemanfaatan (utilization) pengetahuan yang dibutuhkan        Perusahaan.Guna    mendukung        proses                      pengelolaan             pengetahuan tersebut, Perusahaan telah menyediakan Knowledge Management System yang

diberi nama KAMPIUN yang merupakan bank data (repository) sebagai sarana bagi setiap karyawan untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan dengan cara mengunggah atau mengunduh melalui sistem, sehingga diharapkan dapat menjadi solusi atas beranekaragam permasalahan pekerjaan yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan produktivitas dan kualitas pekerjaan.

Gambar 19. Tampilan Kampiun di Portal Telkom (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Gambar 20. Flow Chart Knowledge Management (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Tujuan akhir dari pengelolaan pengetahuan adalah terciptanya learning organization, yaitu suatu kondisi dimana organisasi akan tetap berjalan terus tanpa ketergantungan kepada pegawai tertentu dengan memproyeksikan dirinya menjadi knowledge based enterprise melalui transformasi Learning Center sebagai unit pembelajaran dengan metoda konvensional telah bertransformasi menjadi Corporate University (“CorpU”) yang merupakan wahana peningkatan kompetensi yang dapat mendukung kebutuhan bisnis Perusahaan agar terbentuk

Center of Excellent Human Capital bertaraf internasional di industri TIMES yang dapat mendukung peningkatan performansi bisnis dan implementasi budaya baru dengan tagline “from Competence to Commerce” yang mempunyai makna bahwa karyawan yang kompeten yang akan meng-create bisnis.

Gambar 21. Transformasi Learning Center (Sumber: Telkom Cabang Bogor,2014)

Telkom Group dengan metode pembelajaranterbaik yang menggabungkan berbagai metode pembelajaran ilmu-ilmu konseptual dengan ilmu-ilmu empirikal/praktikal. Telkom CorpU Dalam mengaplikasikan value perusahaan yakni commitment to long termdan caring meritocracy,kami melakukan investasi pada aspek SDM (invest in people). Untuk merealisasikannya,maka pembinaan pimpinan (leader) dan karyawan (people) merupakan strategicinitiative pertama dan utama yangdiformulasikan sebagai “Center of Excellence”. Sebagai upaya mewujudkan center ofexcellence tersebut, maka pada  tanggal  28  September 2012 dibentuklah Telkom Corporate University (“Telkom CorpU”) yang diharapkan dapat menciptakan suatu sistem yang dapat melahirkan leader dan people yang unggul. Adapun fungsi utama Telkom CorpU sebagai center of excellence ada tiga yaitu:

1.        Center of chiefship (creating great leader)

Telkom CorpU diharapkan mampu melahirkan leader-leader masa depan yang semakin berkualitas dan berkelas internasional, yang secara berkesinambungan mampu melakukan estafet kepemimpinannya sesuai tuntutan jaman. Kami meyakini bahwa leader yang berhasil, akan mampu melahirkan leader-leader berikutnya yang jauh lebih berhasil. Dengan demikian, melalui Telkom CorpU ini maka akan terjadi kaderisasi yangsukses.

2.        Center of competence (creating great people)

Telkom CorpU diharapkan mampu menghasilkan people yang berkualitas tinggi dan tangguh, karena people inilah yang sangat berperan dalam keberhasilan Perusahaan.

3.        Center of certification (creating global standard)

Telkom CorpU diharapkan mampu mencetak SDM dengan global standard. Setiap program pengembangan leadership dan kompetensi harus memiliki standar internasional dan setiap lulusannya memiliki sertifikasi dengan standarinternasional.

Salah satu program utama Telkom CorpU pada tahun 2012 adalah Global Talent Program (“GTP”) yang merupakan inovasi kami di bidang human capital yang berangkat dari keyakinan (believe) dan menjadi kendaraan(vehicle) untuk menghadapi persaingan          global.           Kami                       menginginkan             seluruh SDM                  kami mempunyai global exposure. Karena bagaimananpun juga iklim bisnis tidak lagi dapat dibendung dengan batas-batas geografis sebuah negara. Bahkan walaupun berada di Indonesia, layanan bisnis TIMES yang kami kelola sudah menjadi lintas negara karena para kompetitor merupakan perusahaan berskala internasional. Global exposure ini sangat dibutuhkan untuk memahami skema bisnis yang berkembang ditataran internasional. Kami secara bertahap telah mengirimkan talent-talent dalam GTP agar mereka mempunyai global exposure dan global experience sehingga dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan berskala internasional. Pada tahun 2012 ini kami telah mengirimkan sebanyak 109 orang  ke berbagai negara antara lain Singapore, Hongkong, Australia, Timor Leste, dan Myanmar. Program Telkom CorpU lainnya pada tahun 2012 yaitu international certification. Pada tahun 2012 sebanyak 363 orang telah memperoleh sertifikat internasional di berbagai bidang.

5.         Kesimpulan dan Saran

Sistem informasi adalah suatu sistem yang terintegrasi secara professional untuk menjadi dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan serta membantu kegiatan operasional perusahaan. Dengan adanya sistem informasi juga proses bisnis serta penyampaian komunikasi antar karyawan satu dengan yang lainnya bisa berjalan lancar. informasi yang terdapat di perusahaan menjadi batasan waktu dalam pencapaian kesuksesan, sehingga apabila penyampaian informasi dilakukan secara lambat maka akan mempengaruhi manajemen dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Pada kasus ini, maka yang menjadi tempat studi kasus adalah PT. Telkom Cabang Bogor.

Peranan sistem informasi secara keseluruhan pada PT. Telkom terbagi menjadi kedalam dua bagian sistem informasi penting, yaitu OSS atau Operations Support Systems dan MSS atau Management Support Systems. Pada OSS terdapat empat pendukung sistem lainnya, yaitu TPS, sebagai sistem informasi lintas fungsi yang memproses data dari transaksi bisnis. Pada PT. Telkom, TPS digunakan sebagai pengumpul data pelanggan dan output nya digunakan oleh CRM. Selain itu, ada ECS, sebagai media komunikasi utama yang diposisikan sebagai wahana kolaborasi dan sharing informasi dan knowledge baik antara pimpinan dengan staff, antara manajemen dengan karyawan dan antar karyawan. Kemudian ada SPS atau Specialized Processing System dan PCS atau Process Control System.

Pada bagian MSS atau Management Support Systems terdapat empat pendukung sistem lainnya, yaitu MIS Untuk memfasilitasi proses kerja seluruh karyawan, Telkom membangun infrastruktur komunikasi yang terintegrasi untuk mempermudah koordinasi kebijakan dan sosialisasi strategi bisnis Perusahaan antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan karyawan. Yang kedua ada DSS, sebagai metode pengambilan keputusan yang taktis untuk pengembangan fasilitas telekomunikasi diperlukan karena perubahan kriteria dan asumsi pendukung yang juga berubah dengan sangat cepat. Di dalam hal ini PT TELKOM membuat suatu aplikasi yang dapat dipergunakan untuk mempermudah PT. Telkom dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat yang diambil berdasarkan data dan fakta yang berada di lapangan. Kemudian ada SPS, yang bisa disebut dengan pengelolaan pengetahuan di perusahaan yang juga difokuskan untuk menciptakan nilai bisnis yang bisa menghasilkan keunggulan kompetitif yang brekesinmabungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan, berbagi, dan pemanfaatan pengetahuan yang dibutuhkan perusahaan. Serta pendukung keempat adalah EIS.

Pengembangan Human Resource pada PT. Telkom diakitkan dengan beberapa sistem informasi yang telah disebutkan sebelumnya. Ketika sumber daya dalam perusahaan bisa memanfaatkan sistem informasi yang ada didalamnya dengan sebaik-baiknya, maka penyampaian informasi yang terstruktur, terkait tujuan perusahaan, bisa meningkatkan efektifitas sehingga manajer bisa percaya dan tepat waktu untuk mengambil keputusan terutama yang berhubungan dengan operasional bisnisnya.

6.         Daftar Pustaka

Dwiridotjahjono, Jojok. 2006. Bagaimana Membangun Kualitas Layanan On-Line ?. Majalah Manajemen Usahawan Indonesia. Jurnal Training Center. 2005.

Jurnal Training Center. 2015. Media Komunikasi Sumber Daya Manusia Telekomunikasi. Bandung.

Portal.Telkom.co.id. Aplikasi TNA On-Line. Telkom Training Center Bandung

Portal.Telkom.co.id. Aplikasi SKI On-Line. Telkom Training Center Bandung

Simtel. Training end user simtel/ SAP. Proyek Simtel/ SAP Bandung Telkom. Katalog Produk

Telkom Katalog Produk PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Tim penerbit catalog Produk Telkom Bandung.

Telkom. Overview : system Pengelolaan perusahaan PT TelekomunikasiIndonesia, Tbk Bandung.

http://sim-septialutfi-11140210-aginta.blogspot.co.id/2015/10/sistem-informasi- manajemen-pt-indofood.html

https://www.slideshare.net/RiaAndriani11/sim-ria-andrianiimplementasi-sistem-informasi-pada-pt-telkom-indonesiaumb2017

https://simmegaambarlutfia.blogspot.co.id/