ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Nama                     :Mega Ambar Lutfia (43215010279) // Akuntansi

Mata Kuliah          : Sistem Informasi Manajemen – UAS

Dosen Pengampu  : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

1.                  PENDAHULUAN

            Perpustakaan adalah suatu ruang terdapat buku-buku yang disusun berdasarkan sistem tertentu untuk digunakan sebagai media mencari ilmu dan wawasan setiap orang. Seiring dengan bertambahnya waktu maka ilmu pengetahuan juga berkembang dengan pesat sehingga inventaris buku pada perpustakaan juga akan semakin bertambah, begitu pula dengan anggota perpustakaan yang secara linier juga akan bertambah.

            Maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menampung dan mengakses semua data-data tersebut secara cepat dan tepat. Sebagai solusinya, data-data tersebut dibuat komputerisasi dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan yang data-datanya dapat dimasukkan ke dalam database sehingga memudahkan pengguna perpustakaan dalam mencari informasi buku yang diinginkan dan pendataan buku-buku yang dilakukan semuanya dengan komputerisasi.

            System informasi Perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasiterhadap berbagai business process dalam suatu perpustakaan. System Informasi Perpustakaaan (SIPERPUS) merupakan sebuah system yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajement, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan.System Informasi pada Perpustakaan merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, catalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan.

            Keseluruhannya bekerja secara sistemitis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghansilkan bentuk bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi menajemen perpustakaan.

            Seiring perkembangan jaman yang berdampak pada semakin berkembangnya teknologi, perpustakaan tentu dituntut untuk dapat beradaptasi dengan perkembangan tersebut. Salah satu elemen penting dalam perkembangan perpustakaan yaitu sistem informasi yang dituntut untuk berjalan dengan cepaat dan tepat.

            Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka [1]. Pepustakaan sebagai salah satu bagian dari tempat pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting untuk menambah wawasan dan pengetahuan pelajar. Bermacam-macam sumber informasi ilmiah, buku-buku, literatur dari segala jenis media perpustakaan, mampu disebarluaskan dengan sistem tertentu.

            Pelajar seharusnya mampu memanfaatkan perpustakaan dengan sebaik-baiknya mengingat ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini terus berkembang dengan sangat cepat, sehingga dibutuhkan pula sumber daya manusia yang mampu menguasai tentang semua hal tidak hanya pada bidang tertentu tetapi di segala bidang.

            Fokus utama dalam kegiatan perpustakaan adalah pengguna. Kegiatan yang dimulai dari collecting, processing, distributing dan preserving dilakukan semata-mata untuk memberikan kepuasan kepada pengguna. Berbagai permasalahan seringkali timbul dalam pengelolaan perpustakaan, misalnya dengan meningkatnya atau penambahan koleksi bahan pustaka maka diperlukan proses pendataan yang efektif serta efisien terutama dalam memberikan informasi yang berkaitan dengan bahan pustaka yang ada, katalog buku yang baik yang akan memudahkan dalam hal pencarian buku yang diperlukan.

            Selain itu terbatasnya jumlah petugas pelayanan perpustakan dan juga tenaga-tenaga yang profesional dan berkualitas maupun pengembangan sistem pelayanan dan pengolahan data, pemanfaatan sumber daya komputer masih belum optimal, yakni hanya digunakan untuk pembuatan identitas buku (label buku) sehingga kurang dapat memaksimalkan manfaat sumber daya komputer yang ada

2.         TINJAUAN PUSTAKA

1.      Pengertian Sistem

            Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

1.      Karakteristik/Sifat Sistem :

a.       Komponen sistem (components)

b.      Batas Sistem (boundary)

c.       Lingkungan Luar Sistem (environments)

d.      Penghubung (interface)

e.       Masukan (input)

f.       Keluaran (output)

g.      Pengolah (process)

h.      Sasaran(objectives)

i.        Tujuan (goal)

2.      Klasifikasi Sistem:

a.       Sistem abstrak dan sistem fisik

b.      Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

c.       Sistem tertentu dan sistem tak tentu

d.      Sistem tertutup dan sistem terbuka

2.      Pengertian Informasi

            Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Gambar 1. Siklus Informasi

3.      Pengertian Sistem Informasi

            Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

·         Komponen Sistem Informasi

o   Blok Masukan

o   Blok Model

o   Blok Keluaran

o   Blok Teknologi

o   Blok Basis Data

o   Blok Kendali

4.      Pengertian Analisa Sistem

            Analisa sistem adalah panguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan

5.      Pengertian Perpustakaan

            Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

            Tetapi, dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi, banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan dan/atau akses ke map, cetak atau hasil seni lainnya, mikrofilm, mikrofiche, tape audio, CD, LP, tape video dan DVD. Selain itu, perpustakaan juga menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet.

            Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia.

            Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun, apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut ataupun tidak. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer).

6.      Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan

            Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebuah perangkat lunak berbasis WEB dan barcode scanner yang bermanfaat untuk membantu pengelola perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya, misalnya melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian buku, katalogisasi, pencatan kegiatan sirkulasi buku, pembuatan laporan, kartu anggota dan sebagainya. Selain itu, dapat pula digunakan oleh anggota perpustakaan dan pengguna umum untuk mencari buku dengan kategori tertentu, melakukan pemesanan buku, dan melihat data peminjamannya serta besar dendanya (jika ada)

7.      Istilah dalam Perpustakaan

1.      Klasifikasi

Penggolongan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya menurut sistem tertentu dangan tujuan agar buku- buku mudah ditemukan apabila diperlukan dan supaya buku-buku tersebut dapat disimpan kembali dengan mudah.

2.      Katalogisasi

Merupakan proses mengolah buku (termasuk majalah berjilid, atlas dan lain-lain) mulai dari buku diterima sampai buku disimpan dalam rak dan kartu-kartunya disusun dalam katalog perpustakaan.

3.      Labelisasi

Pencantuman nomor penempatan (call number) yang ditempatkan pada punggung buku.

4.      Filling

Suatu metode mengurutkan atau menyusun catatan-catatan yang akan digunakan pada suatu waktu dengan tepat dan cepat.

5.      Shelving

Penempatan atau penyusunan buku di rak buku sehingga apabila diperlukan dapat ditemikan dengan mudah dan cepat

           

3.         METODE PENELITIAN

            Bahan penelitian yang digunakan dalam proses penelitian ini antara lain data perpustakaan yang meliputi data keanggotaan, buku, transaksi peminjaman dan pengembalian buku yang dapat mendeteksi terhadap pelaksanaan peraturan perpustakaan seperti penerapan denda yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian buku serta pemberian surat bebas perpustakaan.

            Untuk menghasilkan sistem informasi perpustakaan ini dilakukan beberapa tahapan pekerjaan yang dimulai dari analisa masalah, analisa kebutuhan dan desain sistem.   

1.      Manfaat Sistem Informasi Perpustakaan

Manfaat dari perancangan sistem informasi perpustakaan ini antara lain :

a.                   Untuk mengurangi kesulitan-kesulitan yang terjadi khususnya dalam proses pengelolaan data dan dalam pembuatan laporan dalam operasional kegiatan perpustakaan.

b.                  Untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada para pengguna perpustakaan.

2.      Fungsi Penerapan teknologi informasi perpustakaan

a.                   Sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Biasanya disebut juga dengan Automasi Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang biasanya diintegrasikan antara lain pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya.

b.                  Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk Teknologi Informasi. Biasanya dikenal dengan istilah Perpustakaan Digital.

3.      Tujuan Sistem Informasi Perpustakaan

            Tujuan dari penggunaan sistem informasi pada perpustakaan adalah agar dapat diakses dari mana saja tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu, cepat dan akurat dalam melakukan sistem barcode pada sirkulasi, dibangun menggunakan open source sehingga tanpa perlu menggunakan lisensi dan bersifat gratis, data disimpan secara terpusat pada server sehingga setiap orang dapat menggunakan informasi yang sama, proses update data lebih lebih praktis, dan pembuatan laporan dapat dibuat dengan lebih cepat sehingga mempercepat dalam pengambilan keputusan.

4.               HASIL DAN PEMBAHASAN

a.      Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan

            Context diagram merupakan gambaran umum dari sistem informasi perpustakaan yang terdiri dari beberapa terminator yang berperan sebagai penyedia data bagi kebutuhan sistem dan pengguna informasi yang dihasilkan oleh sistem. Secara detail dapat dijelaskan pada gambar :

b.      Dekomposisi Sistem Informasi Perpustakaan

            Dekomposisi sistem merupakan satu hal yang penting dalam perancangan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan. Dekomposisis sistem adalah memecah sistem menjadi sub sistem. Dekomposisi sistem ini mempermudah analis dan perancang sistem untuk melihat dan mengevaluasi sistem perusahaan yang rumit dan kompleks.

c.       DFDLevel 0 Sistem Informasi Perpustakaan

            Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD adalah perangkat-perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan peng-analis sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian aliran data yang saling berkaitan.

o   Entitas  biasanya diberi nama dengan kata benda.

o   Aliran data merupakan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain (penggambarannya dengan cara kepala tanda panah mengarah ke tujuan datanya.

o   Proses biasanya selalu menunjukkan suatu perubahan data dan terjadinya proses transformasi data.

o   Penyimpanan Data (data store) diberi nama dengan kata benda, sesuai dengan data yang disimpan didalamnya.

            Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :

1.      Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2.      Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar  yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

3.      Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

d.      DFD Level 1 Pendataan Sistem Informasi Perpustakaan

e.       DFD Level 2 Pengembalian Sistem Informasi Perpustakaan

f.       DFD Level 1 Transaksi Sistem Informasi Perpustakaan

g.      DFD Level 1 Laporan Sistem Informasi Perpustakaan

h.      Relasi Tabel Sistem Informasi Perpustakaan

            Relasi adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata. Relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan lainnya yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata dan berfungsi untuk mengatur mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakup 3 macam hubungan

KELEMAHAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

            Kelemahan-kelemahan Sistem Informasi dalam Perpustakaan antara lain dapat berupa:

1.      Membutuhkan biaya yang besar  biaya besar tersebut adalah untuk membeli PC (personal computer), untuk sewa teknisi ataupekerja yang dapatmembuatdanmengoperasikan di awal, yang tentunya pekerja tersebut adalah ahli dalam bidangnya, dan memakan gaji yang lebih di banding pekerja sebelumnya.

2.      Hanya PC yang terinstal yang dapat digunakansemakinbanyak PC yang terinstal maka akan semakin memudahkan pencarian, dan tentu saja membutuhkan PC lebih serta biaya lebih.

3.      Pengguna yang Awamketika PC telah di install maka Perpustakaan juga harus dapat mensosialisasikan penggunaan media atau system informasi tersebut. Karena tidak semua pengunjung melekteknologi.

KELEBIHAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Kelebihannya ada pada menu-menu yang biasadisediakan oleh Sistem Informasi Perpustakaan antara lain:

·         Buku : Berisi pengolahan buku, antara lain pencatatan, katalogisasi buku baru, mengedit, mencari buku, dll

·         Jurnal : Berisi pengolahan jurnal dan paper, mengisi data baru, mengedit dll

·         Skripsi : Berisi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data baru, mengedit mencari, dll

·         Keanggotaan : Untuk melakukan registrasi anggota

·         Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman buku

·         Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian buku

·         Pencarian : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi, dan anggota

·         Laporan: Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian

·         Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database.

·         Password: Berisi tentang penggantian password

·         Pengunjung: Digunakan untuk mencatat pengunjung

5.         KESIMPULAN DAN SARAN

            Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan terhadap sistem informasi perpustakaan maka didapat suatu kesimpulan sebagai berikut :

1.                  Sistem informasi perpustakaan yang dibuat dapat digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait mengenai bahan pustaka yang dimiliki beserta kondisinya secara akurat dan lengkap serta perkembangan bahan pustaka yang dimiliki.

2.                  Proses yang yang dilakukan antara lain pendataan buku, pendataan anggota, pencarian bahan pustaka, cetak kartu anggota, cetak surat keterangan bebas perpustakaan, cetak labelisasi buku, transaksi peminjaman maupun transaksi pengembalian buku perpustakaan beserta penerapan denda.

3.                  Informasi yang dihasilkan meliputi laporan koleksi bahan pustaka, laporan data anggota, laporan transaksi peminjaman dan pengembalian serta laporan penerimaan denda.

DAFTAR PUSTAKA

Damayani N.A., 2005. “Interpersonal Skill dalam pelayanan perpustkaan”.Jurnal    Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol. 1, No. 1.

Jogiyanto. 2001. Analisis dan desain, Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur Teori         dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogjakarta: Andi Offset.

Kadir Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Pohan. 1997. Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga.

Sumardji, P, 1998. Perpustakaan Organisasi dan Tata kerjanya. Yoyakarta: Kanisius.

Wikipedia, 2017. https://id.wikipedia.org/wiki/Perpustakaan, (Diakses pada            Selasa, 12 Desember 2017, jam 13:12 dengan lokasi Kedaung, Tangerang      Selatan)

Anonim, 2014. https://erlisbudiarti.wordpress.com/2014/03/27/537/comment-page-1/,        (Diakses pada Selasa, 12 Desember 2017, jam 13:12 dengan lokasi Kedaung, Tangerang Selatan)

Anonim, 2017.            https://2.bp.blogspot.com/Zc09wg7TlUc/Vx4r6k6FoGI/AAAAAAAAAuQ/e            XavyF1M8-cz-            DJxb0L71mq6RqzxeJ0jwCLcB/s1600/siklus%2Binformasi.png, (Diakses pada  Selasa, 12 Desember 2017, jam 13:12 dengan lokasi Kedaung,         Tangerang Selatan)

Fajar, 2014.. https://jurnal.umk.ac.id/index.php/simet/article/viewFile/132/136,       (Diakses pada Selasa, 12 Desember 2017, jam 13:12 dengan lokasi Kedaung, Tangerang Selatan)

Anonim, 2017. https://7enius.wordpress.com/2012/03/11/pengertian-fungsi-dan-    contoh-dari-data-flow-diagramdfd/, (Diakses pada Selasa, 12 Desember 2017,        jam 13:12 dengan lokasi Kedaung, Tangerang             Selatan)